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住房和城乡建设部


住房和城乡建设部关于印发《2009年城乡建设档案工作要点》的通知

建办厅[2009]5号


各省、自治区建设厅，直辖市规划局（规划委）、建委，新疆生产建设兵团建设局：

　　现将《2009年城乡建设档案工作要点》印发给你们，请结合本地实际认真贯彻执行。

　　2009年城乡建设档案工作要点

　　2009年是落实中央扩内需、保增长一系列政策措施的关键一年。在住房和城乡建设领域，全面推进保障性住房建设、促进房地产市场健康稳定发展、统筹城乡规划建设、大力推进建筑节能、提高工程质量安全和建筑市场监管水平等，是住房和城乡建设工作的重中之重。

　　围绕城乡建设领域的中心工作，全国城乡建设档案（以下简称城建档案）工作的总体思路是：深入学习贯彻落实党的十七大、十七届三中全会和中央经济工作会议精神，坚持用科学发展观统领全局，以确保机构队伍稳定、深入开展调查研究和监督检查为重点，大力推进中小城市城建档案工作、地下管线档案管理和城建档案信息化建设，进一步加强法制建设和基础业务建设，加强城建档案人员岗位培训，积极推进电子档案的接收和标准规范的建设，推动城建档案事业再上新台阶。按照这一总体思路，2009年重点要抓好以下十方面工作：

　　一、进一步加强法制建设，坚持依法治档

　　要认真学习和宣传贯彻《城乡规划法》、《档案法》、《建设工程质量管理条例》、《科技档案工作条例》、《档案法实施办法》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等法律、法规和规章，把城建档案管理的有关规定落到实处。各地要加快制定本地区贯彻落实《城市地下管线工程档案管理办法》的实施细则，抓紧制定或修订城建档案管理规定，并争取上升为地方法规。要重视与城建档案工作密切相关的城乡规划、建设事业其他法规规章的制订、修订工作，将城建档案管理的有关要求充分纳入这些法规规章之中，并注意纳入到建设系统行业性的各种创建评比活动中，使城建档案工作与城乡规划、建设和管理有机结合起来。要强化城建档案执法检查工作，加大对违反《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》有关档案管理规定行为的查处力度。

　　二、全面抓好地下管线档案管理工作

　　各地要继续深入扎实地贯彻落实《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）。要注意总结和树立典型，以典型引路，加强分类指导，全面推动地下管线档案工作向纵深发展。要积极开展调查研究工作，寻求从体制、机制上破解地下管线档案管理难的问题。各地一方面要按照“不欠新帐，逐步还清旧账”的原则，以新建地下管线工程档案的报送管理为重点，加强地下管线档案的接收和收集工作。另一方面要积极主动地争取政府实施城市地下管线普查，开展地下管线档案信息的综合动态管理。同时还要重视加强住宅小区、工业厂区范围内的地下管线档案接收与收集工作，建立完整准确的、覆盖城市范围的地下管线档案信息。住房和城乡建设部办公厅今年将继续组织检查和调研组，对有关省、自治区贯彻落实第136号部令的情况进行检查和调研。各省、自治区、直辖市城建档案管理部门也应组织开展相关执法检查。

　　三、大力推进中小城市城建档案工作

　　各地住房和城乡建设、规划行政主管部门要认真贯彻落实建设部《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》（建办[2007]68号），切实履行对城建档案工作的管理和指导职责，督促指导中小城市建立健全城建档案工作机构，配备专职工作人员，加强管理体制和工作机制建设，全面提升中小城市城建档案业务管理水平；要制定落实中小城市城建档案机构的年度工作计划，加强组织实施、调研指导和督促检查，保证年内有90%以上的市县落实机构和专门人员，全面开展城建档案的收集和管理工作。

　　四、积极开展城建档案信息化建设

　　各地要结合本地区实际，认真贯彻落实行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117），积极组织开展建设工程电子档案的接收，以电子档案的接收为突破口，积极推进信息化建设。电子档案的接收要注重真实性、有效性、完整性，保证电子文件的长期可读和永久保存，并在基本满足档案管理要求的前提下，力求最大限度地减轻企业负担。住房和城乡建设部城建档案工作办公室和珠海市城建档案馆、珠海市质检站联合编制的行业标准《建设电子档案元数据标准》已经列入标准制订计划，各地要积极配合，组织档案管理人员和专业技术骨干认真研究修改，及时向部办公厅反馈修改意见。

　　要加强城建档案管理软件和计算机设备、网络网站等信息化基础设施建设，以服务城乡规划建设与管理、服务城市公共安全为中心，建立健全馆藏档案计算机检索系统，积极创建各种专题信息数据库，加快档案数字化建设。要加强重要城建档案异地备份工作的研究，按照统筹规划、合理布局、突出重点、平战结合的原则，稳妥有序地开展异地备份工作。要加强档案网站建设，及时向社会公布城建档案方面的工作动态和信息。

　　各地要积极整合建设信息资源，努力把建设行业电子信息与纸质档案信息整合起来，从节约资源、信息共享的角度出发，学习借鉴一些地方城建档案馆（室）与建设信息中心“一个机构、两块牌子”运行模式的经验，把电子档案信息与纸质档案信息整合起来，更好地为城市规划、建设和管理服务。

　　五、加大城建档案收集力度，不断强化服务工作

　　要全面做好档案接收与收集工作，尤其要做好地下管线档案、重点工程档案和建设系统业务管理档案的收集工作，积极收集村镇建设档案，坚持对各类开发区建设档案实行统一管理。要注重对声像档案、电子档案的收集，进一步丰富城建档案的种类和数量。各地要高度重视国家在民生工程、重大基础设施、生态环境、自主创新和产业结构调整等方面的建设项目，做好新增投资项目的工程档案收集工作。

　　服务是提高城建档案馆生存能力与发展活力的根本手段。要改变重藏轻用的观念，从传统的以档案接收带动事业发展的模式，向以信息服务带动事业发展的新模式转变。要做好档案信息开发工作，实现基于数据库管理的档案整理输入、信息提取、加工分析、查询检索和数据输出。要认真分析服务需求，研究服务方向，创新服务方式，提高服务水平。要按照《政府信息公开条例》的有关要求，规范政府信息查阅场所建设，完善建设系统各部门向城建档案馆报送应公开政府信息的工作机制，建立健全政府信息公开利用服务制度，将城建档案馆的政府信息查阅服务工作纳入本地区政府信息公开的总体规划之中。要配合当地人居环境奖的申报，做好城建档案的收集、管理和提供利用工作。

　　六、深入开展调查研究和监督检查

　　近年来，城建档案工作面临着机构稳定、法制建设、人员经费等诸多困难，制约了城建档案事业的健康发展。各地住房和城乡建设、规划主管部门要把2009年作为城建档案工作的“调查研究年”，深入基层，加强调查研究和监督检查，为城建档案管理机构排忧解难，为城建档案工作创造良好的外部环境和工作氛围。

　　各省、自治区建设厅要组织开展对所辖地级以上城市城建档案工作的调研和检查，调研检查由分管城建档案工作的领导带队，调研检查的城市数量应占一定比例。地级以上城市的建设、规划主管部门要组织开展对所辖市、县、区城建档案工作的调研和检查，调研检查要由分管局领导带队，调研检查的市县数量应占较大比例。各省、自治区、直辖市建设、规划行政主管部门要对调研检查工作进行统一组织和部署，年底前要将调研检查情况报送住房和城乡建设部。住房和城乡建设部将对各省调研检查情况进行总结和通报，并对部分省、自治区进行重点调研和抽查。

　　七、进一步加强对城建档案工作的领导，加强机构与队伍建设

　　城建档案是建设、规划、房地产等主管部门依法履行职责的重要依据，是各单位开展工程建设、运营管理、竣工验收、抢险维修、改建扩建、规划编制、审计稽查的可靠资料，也是城市灾后恢复重建、应对突发事件的重要参考。住房和城乡建设工作离不开城建档案，城建档案工作是城乡规划、建设和管理的重要基础性工作。今年各地机构改革和“三定”工作将全面展开，各级建设、规划行政主管部门一定要高度重视城建档案工作，一方面要按照《科技档案工作条例》规定的“科技档案必须按专业实行统一管理”的原则，加强对城建档案工作的领导和管理，争取当地政府的重视和关注，确保城建档案管理体制和工作机制、特别是机构与人员队伍的稳定，保证人心不散、工作不断、管理不松。另一方面要以机构改革和“三定”工作为契机，进一步明确职能，落实城建档案管理机构和人员编制，加强队伍建设、基础设施和业务建设，使城建档案工作进一步适应全面建设小康社会新目标的需要。

　　八、积极开展城建档案规范化管理和综合评估工作
　
　　综合评估是继目标管理之后，在新的历史条件下推动档案事业向纵深发展的重要手段之一。各省、自治区、直辖市要按照国家档案局《档案事业发展“十一五”规划》和《关于开展档案事业发展综合评估工作的通知》要求，积极开展城建档案规范化管理和综合评估工作。我部也将适时启动对各地城建档案工作机构的规范化管理和综合评估工作。

　　九、加强城建档案人员岗位培训

　　各地应根据工作需要，区分不同对象，对城建档案工作人员进行不同层次的岗位培训。对工程建设、施工、监理、勘察设计等单位的资料员和档案员，要加强工程档案收集、整理、立卷归档、政策法规等方面的培训，确保工程档案进馆质量。对城建档案馆、室工作人员，要加强计算机应用、档案管理、建筑识图、工程管理、工作方法等方面的培训，提高城建档案馆的内部工作效率和对外协调能力。住房和城乡建设部城建档案工作办公室从今年起，将启动城建档案馆馆长全面培训计划，力争用五年时间，将全国所有设市城市的城建档案馆（室）馆长分期分批地培训一遍。

　　十、加强与有关部门的沟通与协作

　　搞好城建档案工作，离不开住房和城乡建设、规划、市政公用等主管部门和相关职能部门的支持与配合，也需要档案行政管理部门的指导、支持和帮助。各地城建档案管理机构要积极主动地向上级主管部门、相关职能部门、档案行政管理部门汇报请示工作，争取得到这些部门的支持与协助，为开展城建档案工作创造良好的环境和氛围。


建筑材料工业部


建筑材料工业部科学技术档案工作办法

（一九八一年二月二十一日建筑材料工业部发布）

第一章 总则
第一条 为了贯彻执行党和国家有关科技档案工作的指示，根据国家颁发的“科学技术档案工作条例”、“技术档案室工作暂行通则”，加强建筑材料工作科学技术档案的管理，充分发挥科技档案在科学研究、生产技术、基本建设中的作用，为建材工业现代化服务，特制定本办法。
第二条 建材工业科技档案是指在建材科研、生产、建设等活动中形成的，具有利用价值，按照归档制度集中保存起来的科学技术文件材料。主要形式有图纸、图表、表报、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等。主要种类有科学研究、生产技术、基本建设、设备仪器、地质勘探、教学档案等。
第三条 建材工业科技档案是建材行业广大职工的劳动成果和智慧结晶，是科学技术资源储备的一种形式，是发展建材工业科技、生产、基建等各项工作的依据和必要条件。因此，建材部和各省、市、自治区建材局所属公司、厂矿企业、科研设计院所、大专院校（以下简称各单位）都必须重视和加强科技档案工作。
第四条 科技档案工作是国家的一项专门事业，是科研、生产、建设、管理工作的重要组成部分。各单位都要按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

第二章 体制、机构和干部
第五条 科技档案工作必须按专业实行统一管理。建材部和各省、市、自治区建材局都要加强对所属单位科技档案工作的领导，建立和健全相应的档案机构，负责所属单位科技档案工作的指导、监督和检查。
第六条 各单位要设立科技档案科（室）或统一的档案科（室），负责本单位的档案管理工作。
各单位的科技档案工作，由领导生产、科技负责人或者总工程师分工领导。
第七条 要建设一支坚持社会主义道路、具有科技档案专业知识，懂得有关科学技术有一定工作能力的科技档案干部队伍。各单位必须给科技档案部门配备足够数量并能胜任工作的干部。科技档案管理人员一定要相对稳定。
第八条 各单位科技档案科（室）的基本任务：
（一）收集、整理、保管和统计本单位的科技档案；
（二）提供科技档案材料为科研、生产、建设和管理工作服务；
（三）指导和协助本单位各部门正确地整理需要归档的科技文件材料和确定保管期限；
（四）承办鉴定科技档案和销毁已过保管期限的科技档案的具体工作；
（五）做好接收和向档案馆（或专业档案馆）移交档案的准备工作；
（六）收集、整理、保管与本单位科技档案有关的技术资料，配合提供利用；
第九条 科技档案人员要学习马列主义、毛泽东思想；认真贯彻执行党和国家的路线、方针、政策；掌握科技档案专业知识和有关专业的科学技术知识，钻研业务，不断提高科学管理水平；必须严格遵守党和国家的保密规定，维护科技档案和安全和国家机密。

第三章 科技文件材料的形成和归档
第十条 各单位要建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。
第十一条 凡是本单位在从事科学研究、生产技术、基本建设、地质勘探、专业设备仪器教学等技术活动中形成的科技文件材料（包括图纸、表报、影片、照片、录音带等）录像都属归档范围。
第十二条 一个科研课题、一个试制的产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，由主办人按照科技文件的成套性特点系统整理，组成一个或若干个保管单位（卷、册、袋、合）经主办单位负责人审搀，按本单位归档制度的规定，随时或定期向档案部门归档。
第十三条 每一保管单位都要填写案卷封面（包括机关名称、项目名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、密级、档案号等）卷内目录、备考表。
第十四条 凡是需要归档的科技文件材料，一般应归档一份。重要的或使用频繁的可以根据需要，再将付本一份或者两份随同归档。
第十五条 凡是需要永久、长期保存的科技档案，必须做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、装订整齐坚固，有利于长久保存。原稿不得用铅笔、圆珠笔书写。
凡应归档的科技档案要编写案卷目录一式两份，向科技档案部门办理归档手续。
第十六条 各单位应当把科技文件材料的形式、积累、整理和归档工作纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。
第十七条 各单位在对重大的科研成果、产品试制、基建工程或其它技术项目进行鉴定、验收的时候要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。
科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

第四章 科技档案的管理
第十八条 科技档案部门对接收来的科技档案应及时进行分类编目、登记、统计和必要的加工整理。
第十九条 科技档案的分类要遵循科技档案的自然形成规律和保持科技档案之间的联系，便于安全保管和提供利用的原则进行分类。分类方法可按工程项目、产品型号、科研专题、专业、地域、时间等进行划分。具体方法各单位可以根据具体情况自行规定。
科技档案的编号要力求简单明了，便于查找。
第二十条 若干单位共同承担一项任务时，由主办单位保存全套的科技档案。协作单位除保存与自己承担的任务有关的科技档案外，如果有条件也可将全套档案的付本作为资料保存。
第二十一条 引进技术和引进设备的档案，由引进单位的技术档案部门统一管理。
第二十二条 科技档案部门对档案的收进、移出、保管、利用等情况，应建立登记和统计制度。
第二十三条 各单位要设置专门的档案库房和配备相应的设备（柜、箱）。库房的门窗必须坚固，库房内必须保持清洁通风，并应有防盗、防虫、防晒、防潮、防火等措施。
新建的企业、事业单位，应同时建设符合要求的档案库房。
第二十四条 科技档案部门增添设备和用品的费用，分别从企业、事业单位的生产费、科研费或事业费中开支。
第二十五条 科技档案部门对档案保管情况应建立定期检查制度，如发现问题及时汇报领导同时采取有效措施，对破损、变质的档案，要及时修补和复制。
第二十六条 随着科学研究课题、基本建设项目和生产技术的变更，对已归档的科技档案如需要进行相应更改、补充时，必须提出申请说明理由，履行审批手续，经原归档单位领导审查批准才能进行。科技档案部门有责任监督归档以后的科技档案、图纸的更改补充，如需改底图，必须对有关的蓝图作相应的修改或另附修改过的蓝图。
第二十七条 各单位科技档案部门对永久、长期和定期保存的科技档案要分别保管。永久保存的科技档案应尽可能按正、付本分别保存，以保证非常情况下科技档案的安全和提供利用。
第二十八条 凡单位撤销或变动，以及建筑物、构筑物、设备仪器等转移使用关系时，其档案要妥善整理，并经领导人批准后向接受单位办理交接手续，不准随意把档案分散和带走。
第二十九条 档案的利用是档案管理的根本目的。科技档案部门应积极主动地开展科技档案的利用工作，根据需要编制必要的检索工具和参考资料。
第三十条 各单位科技档案部门要建立档案的借阅、复制制度。档案借出和归还时，双方应作详细检查。
档案管理人员和借阅者必须爱护档案，不得对档案材料进行任何涂改、勾划、剪裁和损坏。
第三十一条 对科技档案的利用既要保守机密，又要充分发挥档案的作用。根据上级保密规定，各单位对档案密级要定期进行审查，及时做好密级调查工作。扩大档案利用和交流范围。
第三十二条 科技档案的保管期限分为永久、长期、定期三种。各单位根据本单位专业档案的具体情况。参照部制定的“科技档案保管期限表”编制单位的科技档案保管期限表，经领导审批后执行，并报上级机关备案。
第三十三条 各单位要定期地做好科技档案的鉴定工作。鉴定工作由总工程师或科技负责人领导，由熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员组成鉴定小组。根据科技档案保管期限表的规定，对已过保管期限的科技档案进行直接审查，确定有无继续保存价值。鉴定工作结束后，提出报告，并附上销毁的档案清册。经单位领导审定后，报送上级主管机关备案。
第三十四条 销毁科技档案时，要指定专人监销，防止失密。监销人应在销毁档案清册上签字。

第五章 附则
第三十五条 各单位根据本办法结合实际情况拟定实施细则，经领导批准后执行，并报上级机关备案。
第三十六条 本办法自发布之日起实行。